Microsoft SharePoint – tie joustavaan ja moderniin työskentelyyn

Monen yrityksen työskentely nykypäivänä pohjautuu monentyyppisen datan, eli tiedostojen, kuten valokuvien, 3D-mallien, Word-asiakirjojen ja Excel-asiakirjojen käsittelyyn. Yrityksille on usein toiminnan kannalta elintärkeää, että data on luotettavasti saatavilla sekä paikan päällä että etänä työskenneltäessä.

Työnkuvaan voi sisältyä myös liikkuvaa työtä, jolloin data tulisi olla saatavilla myös ”tien päältä”, oli sitten käytössä henkilökohtainen tietokone tai mobiililaite.

Kysymyksiä, joita jokaisen yrityksen toiminnasta vastaavan tulisi miettiä:

• Onko yrityksenne data pirstaloitunut moneen paikkaan?
• Onko data työntekijöiden omilla työasemilla, joihin muilla ei ole pääsyä?
  • Mitä käy, jos kyseinen työntekijä ei syystä tai toisesta pääse jakamaan siinä hetkessä tarvittavaa dataa?
• Onko päivittäin ongelmia datan muokkaamisessa:
  • dataa ei löydy tai se on varattuna toisella käyttäjällä tai
  • ei voida luottaa, että data on saatavilla, kun sitä tarvitaan?
• Tai onko dataa kadonnut?

Tiedonhallintaa voidaan miettiä myös tietoturvan ja tietosuojan näkökulmasta:

• Onko data aina saatavilla ja voidaanko luottaa, että data säilyy muuttumattomana (ehyenä)?
• Onko yrityksen salassa pidettävään dataan käyttöoikeudet vain sellaisilla henkilöillä, joilla siihen kuuluu olla?
• Onko data luokiteltu (salainen, sisäinen, julkinen)?
• Onko tietosuoja otettu huomioon?

Ratkaisuna näihin kaikkiin kysymyksiin ja datan hallintaan on Microsoft SharePoint. Yhä useammat yritykset hallitsevat dataa SharePointilla tai vähintään suunnittelevat sitä. SharePointia kannattaa ajatella alustana, joka yhdistää datan, viestinnän ja prosessit. Microsoft SharePoint on osa Microsoft 365 ‑kokonaisuutta, joka on suunniteltu tukemaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia henkilötietojen käsittelyssä. Tämä auttaa organisaatioita hallitsemaan pääsyoikeuksia, tiedon luokittelua ja henkilötietojen suojausta järjestelmällisesti.

Yrityksen kokoluokalla ei ole merkitystä. Oletko pienen tai keskisuuren yrityksen päättäjä? Yrityksessänne käytetään varmasti dataa päivittäisessä toiminnassa ja datan käytössä olevat haasteet ovat vastaavia kuin isommissakin yrityksissä. SharePoint myös kasvaa tarpeen mukaan aina pk-yrityksen tarpeista laajoihin säänneltyihin kokonaisuuksiin ilman järjestelmänvaihdoksia.

SharePointin kustannukset

SharePoint on edullinen, koska se kuuluu lähes kaikkiin M365-lisenssimalleihin. Lisäksi SharePoint peruslisenssimallissa tallennustilaa on yksi teratavu, joka on lähes jokaiselle pienelle ja keskisuurelle sekä suuremmillekin yrityksille täysin riittävä määrä. SharePointin ottaminen käyttöön keskitettynä tiedon tallennuspaikkana tuo myös säästöjä: aiemmin käytössä olleita datan tallennusratkaisuja ja -järjestelmiä voidaan poistaa käytöstä, jolloin poistuu myös niiden aiheuttamat kustannukset.

Miten SharePoint otetaan käyttöön?

SharePointin käyttöönottoon ei kannata lähteä ilman suunnitelmaa. Tässä tulee mukaan asiantuntijayritykset, kuten DataEnter toteuttamaan SharePointia kanssanne. Ennen SharePointin käyttöönottoa on todella tärkeää tunnistaa, missä yrityksen data nykyään sijaitsee, kenellä on siihen oikeudet ja kenellä tulisi olla oikeudet. Lisäksi tulee tunnistaa, miten dataa käytetään, eli onko tarpeen päästä dataan käsiksi mistä sijainnista, millä laitteella ja mihin aikaan tahansa.

Kun edellä mainittuihin esitietoihin on löydetty alkukartoituksen perusteella vastaukset, voidaan edetä suunnittelemaan SharePointin rakennetta, johon kuuluu itse sivuston rakenne, tiedostokirjaston kansio- ja käyttöoikeusrakenne sekä ulkoasu ja värimaailma brändin mukaan. Lisäksi on suunniteltava datan elinkaaren hallinta, eli miten pitkään dataa ja datan versiohistoriaa halutaan säilyttää.

Siirtämällä data SharePointiin voidaan myös kehittää yrityksen sisäisiä prosesseja, kuten sopimustenhallintaa tai asiakirjojen tai laskujen hyväksyntäprosessia automaatioiden ja työnkulkujen avulla. Kun on selvillä yrityksen nykytilanne sekä tavoitetila, on loppu vain teknistä toteutusta.

SharePoint voi olla myös paljon muuta kuin datan tallennus- ja käsittelypaikka

Moderni SharePoint-sivusto soveltuu loistavasti myös yrityksen intranetiksi, eli sisäiseksi sivustoksi. Intranet käsitteenä kertoo, että sivusto on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön eikä sinne anneta pääsyoikeuksia yrityksen ulkopuolelta. Intranetissä on usein yrityksen päivittäisen toiminnan kannalta tärkeää tietoa, kuten työsuhteeseen liittyviä tietoa, yrityksen sisäinen ”puhelinluettelo” ja mitä kaikkea kukin työntekijä voi päivittäisessä työskentelyssään tarvita.

SharePoint Intranet mahdollistaa myös erinomaisesti sisäisen viestinnän. Monesti viestintä voi olla hajautunutta: viestintää tekee moni eri henkilö monella eri tavalla, kuten sähköpostitse, WhatsApp-ryhmissä, Teams-kanavilla, vain yhdellä monesta toimipaikasta tai kasvotusten. Haasteena voi olla se, että tärkeät tiedotettavat asiat kuten sisäiset tiedotteet tai uutiset eivät saavuta kaikkia. Sellaiset henkilöt, jotka eivät ole tiedotetta tai uutista saaneet, eivät kuuluu joko haluttuun viestintäryhmään tai eivät ole huomanneet saapunutta uutista. Uutinen on voinut hautautua satojen lukemattomien sähköpostien tai Teams-viestien sekaan.

SharePointin sisäänrakennettu uutisten julkaisu mahdollistaa helpon tavan viestiä ajankohtaisista asioista tai tiedotettavista asioista henkilöstölle kootusti yhdessä paikassa. Myös suunnitelmallisuus viestinnässä ja SharePointin käytössä on tärkeää: On varmistuttava, että kaikilla yrityksen työntekijöillä on pääsy SharePointiin ja että he osaavat käyttää sitä.

Kun datan ja viestinnän hallinnan ajatusprosessi on edennyt ja on jo tehty päätös ottaa käyttöön SharePoint sisäiseksi viestintäkanavaksi, yrityksen sisäiseksi sivustoksi sekä SharePoint tiedostokirjasto yrityksen datan tallennuspaikaksi, ollaan jo puolimatkassa kohti tuottavuuden parantamista.

Ajatusleikki: Muutama kuukausi on vierähtänyt ja sivuston tekninen toteutus on asiantuntijayrityksen toimesta valmiina. Käyttökoulutus on pidetty ja sivusto on päivittäisessä käytössä henkilöstöllä. Huomataan, että henkilöstö ehtii tehdä enemmän töitä samassa ajassa kuin ennen. Data on siellä, missä sen kuuluukin. Oikea tieto löytyy oikeasta paikasta. Henkilöstö on tietoinen ajankohtaisista asioista sekä työsuhteeseen liittyvistä asioista.

Mistä tämä voisi johtua?

SharePointin käyttöönoton jälkeen työntekijät ovat löytäneet yrityksen datan paremmin, nopeammin ja ovat päässeet dataan käsiksi etätyöpisteiltään sekä mobiililaitteiltaan. Työntekijät luottavat, että data on aina saavutettavissa, eikä sitä tarvitse enää kopioida omalle työasemalle tai muistitikulle talteen. Toteutetut työnkulut ovat myös tehostaneet yrityksen toimintaa.

Päivittäin tai viikoittain julkaistut uutiset ovat tavoittaneet kaikki työntekijät eikä jälkikäteen ole tullut kyselyitä, miksi ei ole jostain asiasta tiedotettu. Yrityksen johto voi luottaa, että yrityksen dataan on pääsy vain niillä, joilla tulee ollakin, eikä dataa vuoda yrityksen ulkopuolelle.

Tervetuloa kohti modernimpaa tiedonhallintaa!