IT-palveluiden ostajan opas

IT on monelle ns. ”pakollinen paha”. Sitä pidetään ainoastaan kulueränä, joka pitkin hampain maksetaan, koska on pakko saada nykyaikainen tietokoneet, sähköpostit ynnä muut käyttäjille. Todellisuudessa IT kannattaa ajatella yrityksen kilpailutekijänä, joka oikein hoidettuna on tietysti kilpailuetu. Kun IT-järjestelmät toimivat ja oikeasti tukevat työtä, vapauttaa se aikaa, vähentää virheitä, parantaa koko organisaation suorituskykyä ja sitä kautta säästää rahaa sekä hermoja.

Hyvin suunniteltu ja johdettu IT mahdollistaa sujuvat prosessit, nopeamman päätöksenteon, paremman asiakashyödyn sekä henkilöstön tyytyväisyyden. Parhaimmillaan investointi tietotekniikkaan maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti parantuneena tuottavuutena ja kilpailukykynä: Automatisoidut ja oikein mitoitetut järjestelmät vähentävät manuaalista työtä, virheitä ja päällekkäisiä prosesseja, jolloin aikaa vapautuu liiketoiminnan kannalta olennaisiin tehtäviin. Ajantasainen ja luotettava tieto tukee johtamista ja päätöksentekoa, mikä näkyy nopeampana reagointina markkinamuutoksiin ja parempana asiakaskokemuksena. Samalla toimiva IT-ympäristö parantaa työskentelyn sujuvuutta ja vähentää häiriöitä, mikä lisää henkilöstön tehokkuutta ja motivaatiota. Kun tietotekniikka tukee liiketoiminnan tavoitteita kokonaisuutena, se muuttuu kustannuserästä strategiseksi investoinniksi, joka luo mitattavaa arvoa pitkällä aikavälillä.

IT-palveluiden ostaminen

IT-palveluiden ostaminen voi olla vähintäänkin mielenkiintoinen prosessi. Voi olla hankalaa tunnistaa, mihin kaikkeen yrityksessä tarvitaan IT-kumppania ja mitä IT-palveluita ostaessa tulee ottaa huomioon, koska kaikki haluavat välttää hutiostokset tai epäreilut sopimukset.

Tämä artikkeli toimii hyvänä muisti- ja tarkistuslistana jokaiselle yritykselle, joka on ostamassa IT-palveluita joko tietyllä osa-alueella tai kokonaisvaltaisena ulkoistuksena.

Onko IT-kumppanin vaihtaminen aina kallista ja hankalaa?

Ei välttämättä. Kaikista kalleinta on

1. maksaa toimimattomasta ja tehottomasta IT-ympäristöstä SEKÄ
2. maksaa vahingoista, jota tämä ⬆️ aiheuttaa TAI
3. tuhlata omaa tai työntekijöiden aikaa toimimattomaan IT-ympäristöön.

Lisäksi jokainen kulunut päivä toimimattoman kumppanin kanssa on pois siitä, mitä voisit saavuttaa oikean IT-kumppanin kanssa.

Moni yritys epäröi vaihtaa IT-kumppania, vaikka sille olisi selvästi tarve. Pelätään siirtymiskuluja, käyttökatkoja ja vaikeaa projektia. Usein kuitenkin käy päinvastoin: kumppanin vaihtaminen säästääkin rahaa ja parantaa arkea nopeasti.

Hyvä IT-kumppani aloittaa siirtymän kartoituksella, suunnittelulla ja dokumentaatiolla. Kun IT-ympäristö kartoitetaan kerralla kunnolla, IT:stä tulee hallittavaa, ennakoitavaa ja läpinäkyvää.

Miten tunnistaa oikeanlainen IT-kumppani?

Sopiva IT-kumppani välittää aidosti asiakkaidensa tarpeista, suunnittelee ja toteuttaa huolella kaikki sovitut IT-asiat niin, että asiakkaan IT-ympäristö toimii ilman, että joutuu itse siitä huolehtimaan.

Oikeanlainen IT-kumppani

• huolehtii palvelinten, laitteiden ja ohjelmistojen päivityksistä varmistaen niiden turvallisuuden ennakoivasti,
• tunnistaa tietoturva-aukot ympäristössänne ja tarjoaa ratkaisut niiden korjaamiseen ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi,
• pitää asiakkaansa ajan tasalla siitä, milloin ja mitä laitteita tai järjestelmiä kannattaa päivittää, jotta yrityksenne työntekijät voivat työskennellä sujuvasti ja tehokkaasti sekä
• ehdottaa parhaita teknologioita ja keinoja kehittää IT-ympäristöä liittyen asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin ja mahdollisuuksiin jatkuvasti, etteivät kaikki isot muutokset pääse yllättämään – pahimmillaan vielä yhtä aikaa.

Jokaisen kohdan tulee täyttyä, jotta IT-kumppani on oikeanlainen, eli sellainen, joka auttaa asiakastaan menestymään liiketoiminnassaan palveluntarjoajana ja työnantajana.

Hyvä kumppani erottuu myös tavalla, jolla hän tekee työnsä. Oikea valinta on kumppani, joka:

• ymmärtää liiketoimintaa, ei pelkkää teknologiaa,
• puhuu selkokieltä ja tarjoaa ratkaisuja, ei vain palvelulistaa,
• mitoittaa palvelut yrityksen tarpeiden, koon ja budjetin mukaan,
• pitää kustannukset ennakoitavina ja läpinäkyvinä,
• hallitsee palveluihin liittyvien laitteiden elinkaarta,
• ylläpitää palveluita roadmap-mallilla sekä
• vie omalla aktiivisuudellaan asiakkaan IT-ympäristöä eteenpäin.

Palveluntarjoajan kyvykkyyksiin pitää myös tutustua tarkemmin. Millaiset osaajat heiltä löytyy niihin asioihin, jotka ovat yrityksellesi keskeisiä? Mikäli palveluntarjoaja mainostaa itseään modernina toimijana, tämän tulisi näkyä myös heidän omassa toiminnassaan: Millä tasolla ovat esimerkiksi palveluntarjoajan automaatioratkaisut? Tehdäänkö valtaosa edelleen käsivoimin, mikä aiheuttaa hitautta palvelupyyntöjen ratkaisemiseen vai saavatko käyttäjät välitöntä, tasalaatuista palvelua modernien toteutuksien myötä? Kykeneekö palveluntarjoaja käyttämään tekoälyratkaisuja omassa toiminnassaan? Jos ei, niin miten he osaisivat muodostaa tästä alueesta kilpailukykyä omaan liiketoimintaasi?

Ennen ostamista: Nämä asiat täytyy miettiä läpi

Ennen kuin päätös tehdään IT-palveluiden hankinnasta, kannattaa pysähtyä pohtimaan muutamaa keskeistä asiaa. Hyvin valmisteltu IT-investointi voi parhaimmillaan maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti: työ sujuu tehokkaammin, tietoturva on kunnossa ja yrityksenne kilpailukyky vahvistuu.

Suunnittelu ja tarpeiden kartoittaminen etukäteen ovatkin avainasemassa, hyvä IT-kumppaniehdokas avustaa jo tässä vaiheessa oikeanlaisten ratkaisujen valitsemisessa.

1) Missä IT-palveluita ostava yritys on nyt ja minne sen liiketoiminta on menossa?

Ensimmäinen askel on ymmärtää yrityksen nykytilanne. Millaisia järjestelmiä ja työkaluja käytetään nyt, mikä toimii hyvin ja kaipaako jokin osa-alue päivitystä? Entä mihin suuntaan asiakkaan liiketoiminta on kehittymässä seuraavien vuosien aikana? Halutaanko kasvaa nopeasti, laajentaa markkinoita, digitalisoida prosesseja vai kehittää asiakaspalvelua tai tuotantoa?

Osaava IT-kumppani tekee tähän peilaten selkeät suunnitelmat asiakkaan puolesta tai heidän kanssaan, tunnistaa todelliset tarpeet ja ehdottaa ratkaisuja, jotka tukevat sekä nykyistä arkea että tulevaa kasvua. Ennakoiva suunnittelu tarkoittaa, että IT muuttuu investoinniksi, joka parantaa tuottavuutta ja varmistaa jatkuvuuden.

2) Mitä IT-palveluja tarvitaan tukemaan tavoitteita?

Kun nykytila ja tulevaisuuden tavoitteet ovat selvillä, on aika miettiä, millaiset palvelut tukevat niitä parhaiten. IT-kumppanin valinnassa keskiöön nousevat strateginen yhteensopivuus, palvelun laatu, kehityskyky sekä kumppanin kyky kasvaa ja muuttua liiketoiminnan mukana, ei niinkään organisaation koko tai tausta.

Yksi pohdittava asia on se, onko toimintaanne kohtaan asetettu regulaatioita tai muita vaatimuksia, kuten NIS2, DORA tai kyberturvallisuuslaki. Sen lisäksi asiakkaan tulee vastata omien asiakkaidensa vaatimuksiin, jotta voi pysyä kilpailukykyisenä toimijana.

Tässä kohtaa monesti huomataan, että IT-palveluita on ostettu usealta palveluntarjoajalta vuosien varrella ja monet palvelut voivat olla vanhentuneita, käyttämättömiä, turhia tai päällekkäisiä. Nämä voidaan katsoa myös IT-palveluntarjoajan kanssa läpi ja ”siivota” olemassa olevat IT-palvelusopimukset, jotta niistä tulee selkeitä ja hallittavia kokonaisuuksia. Kannattaa ottaa huomioon se, että myös nykyisellä toimittajalla voi olla tarjolla nykyaikaisempia palveluita. Näitä ei pidä jättää vertaamatta muiden tarjontaan, mutta on syytä miettiä, miksi kumppanuuden myötä palveluratkaisut eivät eläneet ajan edetessä liiketoiminnan vaatimusten mukana.

3) Tunteeko IT-kumppani asiakkaan haasteet ja ympäristön?

Erityisesti kasvavissa yrityksissä liiketoiminta kehittyy usein nopeammin kuin IT-ympäristö. Siksi on tärkeää varmistaa, että kumppani todella ymmärtää juuri asiakkaan liiketoimintaa.

• Tunteeko IT-kumppani asiakkaansa toiminnan luonteen, prosessit ja erityistarpeet?
• Pystyykö palvelu kasvamaan ja muuttumaan liiketoiminnan mukana, ilman että joudutte jatkuvasti ostamaan lisää resursseja tai tekemään suuria investointeja?
• Ottako kumppani aktiivisesti vastuuta IT-palvelun kehittämisestä ja ennakoivasta ylläpidosta, vai odottaako hän, että ongelmat ilmaantuvat ensin?

Tarpeisiin sopivat ICT-palvelut

Erilaisia IT-palveluita on lukemattomia erilaisia. Ja IT-palvelutarpeita on yhtä monta kuin on ostajaakin. Tärkeintä on löytää juuri omiin tarpeisiin sopivat palvelut: ei kannata ostaa liikaa ja investoida turhaan, muttei myöskään kannata aliarvioida omaa tarvetta, sillä liiketoiminnan kehittyminen voi osaltaan jumittua, jos IT junnaa paikallaan.

Tässä on lueteltuna DataEnterin IT-palveluita, jotka vastaavat lähes kaikenlaisten liiketoimintojen tarpeisiin:

• IT-kumppanuus ja -huolenpito
  • IT:stä voi tulla todellinen kilpailuetu, kun sen kehittämiseen panostetaan ennakoivasti. Huolenpitosopimus varmistaa, että IT-kumppani keskittyy ympäristön jatkuvaan kehittämiseen ja ylläpitoon sen sijaan, että sen päätehtävä olisi vain ratkoa ongelmia ja vastata tukipyyntöihin. Jatkuva palvelu tuo ennakoitavat kustannukset, vähentää yllätyksiä ja tekee budjetoinnista helpompaa. DataEnterin huolenpitopalvelussa asiakas maksaa kiinteää kuukausihintaa, ei esimerkiksi yhteydenottojen määrän mukaan. Näin asiakkaan maksu kohdistuu oikeasti IT-ympäristön kunnossapitoon ja ongelmien ennaltaehkäisyyn, ei vain niiden korjaamiseen tai tulipalojen sammutteluun.
• Moderni työympäristö (M365 ja Intune)
  • Microsoft 365 mahdollistaa sujuvan, turvallisen ja hallitun työn missä tahansa laiteriippumattomasti. Lisäksi M365 tarjoaa kattavan valikoiman työkaluja ja sovelluksia, jotka tukevat tiimityötä, dokumenttien hallintaa, viestintää ja projektinhallintaa: kaikki yhdessä integroidussa ympäristössä. Ratkaisu soveltuu erilaisten organisaatioiden tarpeisiin ja varmistaa tietoturvan sekä helpon hallittavuuden, mikä tekee siitä modernin työympäristön kulmakiven.
• Tietoturva
  • Uhkakuvien muuttuessa on tärkeää, että käytössä olevat ohjelmistot turvaavat ympäristöä, yrityksen tekemät käytännöt ovat tietoturvamyötäisiä ja että henkilöstö pidetään ajan tasalla järjestämällä säännöllisiä koulutuksia ja tietoiskuja. Näin varmistetaan, että tieto lisää turvaa.​ Me DataEnterillä ymmärrämme, että tietoturva hallintaa vaativa on kokonaisuus; ei yksittäisiä sovelluksia tai lisenssejä.
• Laitteet
  • Laitteita ja laitevalmistajia on lukemattomia erilaisia, ja voi olla lähes mahdoton pysyä kehityksen mukana: mikä laite vastaa mitäkin tarvetta, mitä eri ominaisuudet tarkoittavat käytännössä ja mikä laite on sopiva: ei liian iso eikä liian pieni ominaisuuksiltaan tai kapasiteetiltaan. Laitteita voi liittyä myös palveluihin, jolloin niiden elinkaarenhallinta on ulkoistettu. Meiltä saa asiantuntijoiden valitsemat ammattimaiseen yrityskäyttöön soveltuvat laitteet.
• Tulostuspalvelut
  • Tulostuksenhallinta palveluna varmistaa, että yrityksenne tulostusympäristö toimii luotettavasti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti ilman turhaa säätöä tai keskeytyksiä. Vaikka moni prosessi on siirtynyt digitaaliseen muotoon, tulostaminen ja skannaus on edelleen monelle organisaatiolle kriittinen osa arjen sujuvuutta. Silti monitoimilaitteet ovat usein tunnettuja hankalista yhteysongelmistaan ja selittämättömistä virheistään: eli niistä tilanteista, jotka vievät aikaa ja hermoja kesken työpäivän. Kun tulostusympäristö hoidetaan palveluna, kokonaisuus suunnitellaan yrityksen koon, tarpeiden ja käyttömäärien mukaan. Sopivat laitteet mitoitetaan oikein, ja niiden toimintaa seurataan ja hallitaan keskitetysti, myös etänä. Tämä tekee tulostamisesta ennustettavaa ja vähentää ongelmia merkittävästi. Lisäksi modernit ratkaisut huomioivat ympäristövaikutukset.
• Palvelinpalvelut
  • Tarjoamme helpon ja vaivattoman tavan hankkia palvelinlaitteet liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Kauttamme on saatavilla monipuolinen valikoima palvelinratkaisuja eri käyttötarkoituksiin aina yksittäisistä palvelimista laajempiin kokonaisuuksiin. Autamme oikean ratkaisun valinnassa, jotta laitteisto vastaa suorituskyky-, kapasiteetti- ja kasvutarpeita. Palvelimen huolenpitopalvelu ottaa vastuun palvelimien ylläpidosta. Palvelimet liitetään automaattisen valvontapalvelumme piiriin, ja sovitut huolto- ja ylläpitotoimet toteutetaan ennakoivasti ilman erillisiä lisäveloituksia.
• Konesalipalvelut
  • Missä yrityksenne data todella sijaitsee ja kuinka varmistatte, että se on turvassa? Kun datan sijainti on Suomessa ja tarkasti tiedossa, organisaatiolla on jo vahva perusta sekä tietoturvalle että lainsäädännön vaatimuksille. Luotettavat konesali- ja kapasiteettipalvelut varmistavat, että kriittiset järjestelmät, palvelimet ja tallennusratkaisut sijaitsevat valvotuissa, turvallisissa ja tarkoitukseen rakennetuissa ympäristöissä. Konesalipalvelut tarjoaa yritykselle mahdollisuuden sijoittaa data tai laitteet ammattimaisesti hallittuun konesaliin, jossa data on suojattu useilla fyysisen ja digitaalisen turvallisuuden kerroksilla. Tämä luo vakaan pohjan yrityksen IT-infrastruktuurille.
• Jatkuvuus- ja varmistuspalvelut
  • Liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta on tärkeää miettiä yritykseen ja liiketoimintaan liittyviä riskejä ja ennakoida niitä systemaattisesti. Yksi tärkeimmistä osa-alueista on datan säilyminen kaikissa tilanteissa. Jatkuvuuspalvelut suojaavat dataa inhimillisten virheiden, laiterikkojen, kyberuhkien ja jopa luonnonkatastrofien varalta. Kun data on turvassa, yrityksen toiminta ei pääse keskeytymään ja tieto voidaan palauttaa nopeasti ja luotettavasti. Näin varmistetaan, että liiketoiminta jatkuu häiriöttä myös poikkeustilanteissa ja yritys pystyy luottamaan IT-ympäristönsä toimivuuteen.
• Verkkoratkaisut
  • Toimiva, oikein mitoitettu ja asianmukaisesti suunniteltu verkko on yksi yrityksen ICT-ympäristön kriittisimmistä peruspilareista. Kun yhteydet toimivat saumattomasti, koko organisaation arki on sujuvaa: tiedonsiirto on nopeaa, järjestelmät kommunikoivat keskenään ja työnteko etenee ilman katkoksia. Ratkaisukeskeinen verkkosuunnittelu kattaa kaikki kerrokset: sisäverkot, joissa yrityksen omat järjestelmät (kuten palvelimet, työasemat, tuotantolaitteet, WLAN-tukiasemat ja IoT-laitteet) toimivat yhdessä sekä ulkoverkot, joiden kautta yritys kommunikoi turvallisesti internetiin. Kokonaisuuteen kuuluu myös näiden välissä toimivat palomuurit, jotka luovat vahvan turvakerroksen. Fiksusti toteutetut verkkoratkaisut vähentävät katkoksia, nostavat suorituskykyä ja varmistavat, että kapasiteetti riittää myös yrityksen kasvuun.

Miten varmistat, että et maksa liikaa IT:stä?

Kun yrityksessä pohditaan, miten varmistaa, ettei IT:stä maksa liikaa, kannattaa tarkastella palvelupakettia kokonaisuutena. Pelkkä edullinen tuntihinta voi houkutella, mutta jos ylläpito, seuranta ja tuki laskutetaan erikseen, kokonaiskulut voivat yllättää.

Ennakoitavat, selkeästi määritellyt kustannukset tuovat varmuutta ja helpottavat budjetointia, kun ylläpito, seuranta ja tuki sisältyvät palveluun eikä niistä tarvitse maksaa erikseen. Ennakoitavat kustannukset syntyvät selkeästä mallista, jossa kaikki kriittiset osat sisältyvät palveluun

Luotettava IT-kumppani ei myy tarpeetonta, vaan optimoi ympäristön juuri yrityksen todellisten tarpeiden mukaan vähentäen turhia palveluita ja varmistaen, että jokainen investointi tuottaa arvoa. Näin varmistat, että IT on kustannustehokasta ja tukee liiketoimintaa juuri oikealla tavalla.