Miksi hallittu tulostuspalvelu on järkevä valinta?

Tulostaminen ei ole katoamassa mihinkään, vaikka monessa yrityksessä puhutaan paperittomasta toimistosta ja siirrytään digitaalisiin vaihtoehtoihin. Sopimuksia, raportteja, virallisia asiakirjoja ja erilaisia työpapereita tulostetaan, kopioidaan ja skannataan yhä ja siihen tarvitaan toimivaa, turvallista ja kustannustehokasta ratkaisua.

Tulostusympäristö on monessa organisaatiossa iso kipukohta. Siitä harvoin puhutaan strategisella tasolla, mutta silti se koskettaa lähes jokaista työntekijää. Ja kyllähän siitä vitsaillaankin, että tulostimet haistavat pelon ja hajoavat juuri silloin, kun kiire on pahimmillaan. Vitsin taustalla on kuitenkin ihan todellinen ongelma: tulostusympäristö on usein näkymätöntä IT:tä. Se toimii, kun toimii, ja kun ei toimi, ongelmat kasaantuvat nopeasti.

Kuka tulostuksesta vastaa? Usein vastaus on “ei kukaan”

Yksi yleisimmistä kysymyksistä on myös vaikein: kuka vastaa tulostusympäristöstä? IT? Hallinto? Yksittäinen käyttäjä?

Todellisuudessa vastaus on usein “ei kukaan”. Monitoimilaitteet ja tulostimet ovat siellä täällä, vastuut epäselviä ja ongelmat ratkotaan ad hoc -periaatteella. Kun laite hajoaa, aletaan selvittää, kuka sen alun perin hankki ja mistä ihmeestä siihen saa enää varaosia.

Ja tietysti: tulostusongelmat osuvat lähes poikkeuksetta siihen hetkeen, kun pitäisi saada jotain nopeasti valmiiksi.

Rivien välistä nousee yksi selkeä tarve: tulostusympäristö kaipaa samanlaista hallintaa kuin muukin IT. Keskitettyä näkyvyyttä, ennakoitavuutta ja selkeitä vastuita.

Kun laitteet, kustannukset, huollot, tietoturva ja myös skannaus ovat hallitussa kokonaisuudessa, tulostaminen lakkaa olemasta jatkuva häiriötekijä. Se muuttuu huomaamattomaksi tekijäksi, joka tyytyväisenä toimii silloinkin, kun on kiire.

Juuri tähän tarpeeseen DataEnterin tulostuspalvelut vastaavat: hallittu kokonaisuus, jossa vastuu on selkeä, kustannukset ennakoitavia ja tietoturva huomioitu.

Hallitsemattomat kustannukset ja pienet ongelmat, jotka vievät paljon aikaa

Monessa yrityksessä tulostusympäristö on kasvanut vuosien saatossa vähän sinne päin. Yksi monitoimitulostin hankittu osastolle, toinen varastoon, kolmas saatu “väliaikaisratkaisuna” ja lopulta kenelläkään ei ole kokonaisuudesta kunnollista näkyvyyttä.

Hajautettu (/hajonnut) tulostusympäristö tarkoittaa usein myös hajautettuja kustannuksia. Värikasetit tilataan sieltä täältä, huollot hoidetaan reaktiivisesti ja työntekijät käyttävät paljon aikaa pieniin ongelmiin: paperit jumissa, ajurit hukassa, skannaus ei toimi, laite offline ja niin edelleen.

Yksittäinen ongelma voi olla pieni, mutta kun niitä kertyy pahimmillaan kymmeniä kuukaudessa, puhutaan jo merkittävästä ajanhukasta ja rahanhukasta sekä ennenaikaisesta hiusten harmaantumisesta.

Mitä fiksu dokumentinhallinta tarkoittaa?

Fiksulla dokumentinhallinta viitataan malliin, jossa tulostaminen, skannaus ja kopiointi eli dokumentinhallinta on suunniteltu tukemaan yrityksen toimintaa mahdollisimman tehokkaasti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi oikeanlaisten monitoimilaitteiden sijoittelua eri toimipisteisiin, käyttäjäkohtaista tunnistautumista ja turvallista tulostamista, kulutuksen seurantaa ja raportointia sekä ympäristöystävällisiä ratkaisuja.

Tavoitteena on, että työntekijät saavat tarvitsemansa asiakirjat helposti, nopeasti ja turvallisesti ilman ylimääräisiä vaiheita. Näin yritys hallitsee kustannuksiaan, koska tulostaminen voi huomaamatta olla yksi toimiston suurimmista piilokuluista. Hallitulla tulostuspalvelulla yritys saa selkeän näkymän tulostusmääriin ja kustannuksiin. Laitteet ja tarvikkeet optimoidaan todelliseen tarpeeseen, mikä voi tuoda merkittäviä säästöjä.

Tärkeää on myös se, että samalla yritys kuormittaa vähemmän ympäristöä, kun oikeanlaisen dokumentinhallinnan avulla vähennetään paperin ja energian kulutusta. Automaattiset säädöt, seuranta ja raportointi tekevät näkyväksi, kuinka paljon yritys voi pienentää hiilijalanjälkeään.

DataEnterin tulostuspalveluun sisältyy automaattiset huollot, tarviketoimitukset ja etävalvonta. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden tai IT-osaston ei tarvitse käyttää aikaansa paperin, värikasettien tai laitevikojen selvittelyyn, kun palveluntarjoaja hoitaa sen kiinteänä osana palvelua.

Yhteenveto

Hallittu tulostuspalvelu on kokonaisratkaisu, joka tuo säästöjä, lisää tietoturvaa ja helpottaa työntekoa. Kun tulostus toimii huomaamattomasti ja luotettavasti, työntekijät voivat keskittyä siihen, mikä on yrityksen toiminnan kannalta olennaista.

Jos yrityksenne haluaa tehdä tulostamisesta fiksua, kannattaa harkita hallittua tulostuspalvelua, koska se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin monin tavoin.