Onko ICT-palveluiden ulkoistus tie huolettomampaan liiketoimintaan?

IT aiheuttaa monia erilaisia tunteiden kirjoja innostuksesta, inspiraatiosta ja helpotuksesta aina hiusten ennenaikaiseen harmaantumiseen ja epätoivoon. IT:n voi nähdä pakollisena pahana tai asioiden mahdollistajana – näkökulmia on monia.

IT ja tietohallinto ovat lähes jokaisen yrityksen keskeinen liiketoiminnan osa, eikä toimivan IT:n merkitystä siksi voida sivuuttaa.

Toimiva IT on yrityn selkäranka, joka tukee bisneksen jatkuvuutta olemassaolollaan.

Arjessa sujuvan IT-kokonaisuuden merkityksen huomaa parhaiten silloin, kun se ei jostain syystä toimi tai kun jokin menee vastoin odotuksia. Tällaisiin tilanteisiin on varauduttava, ja kun etsitään parasta keinoa hoitaa IT, täytyy miettiä:

Kannattaako IT ulkoistaa vai kannattaako se tehdä talon sisäisesti?

IT-ulkoistus tarkoittaa sitä, että yrityksen IT ostetaan osittain tai kokonaan IT-kumppanilta, joka on erikoistunut hoitamaan erilaisten yritysten IT-asioita. Talon sisäinen IT tarkoittaa IT-osaajaa tai -osaajista koostuvaa tiimiä, jotka hoitavat pelkästään oman yrityksen IT-asioita.

Kokonaisvaltainen IT-kumppanuus tarkoittaa kaiken IT:n ulkoistamista: kumppani, kuten DataEnter hallitsee ja huolehtii kaikkea IT-ympäristöön liittyvää, kuten päätelaitteita, lisenssejä, tietoturvaa sekä verkkoa.

Osittainen IT-kumppanuus taas on arvatenkin jonkin IT:n osa-alueen ulkoistamista.

Joskus kumppanuus voi alkaa tietystä osa-alueesta, joka myöhemmin laajenee kasvaneen luottamuksen ja hyvän yhteistyön myötä.

Joskus kumppanuus voi alkaa tietystä osa-alueesta, ja myöhemmin se voi laajeta kasvaneen luottamuksen ja hyvän yhteistyön myötä. Osaava kumppani auttaa asiakasta löytämään kaikista hyödyllisimmän yhteistyön muodon.

Tärkeintä IT-ulkoistuksen ostamisessa tai sitä pohdittaessa on miettiä hyötynäkökulmaa:

Onhan tästä varmasti hyötyä meille sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä?

Muutamia näkökulmia, kun verrataan IT:n ulkoistamista ja sisäistä IT-osastoa:

Kustannuskysymys

Iso osa päätöksestä tehdään kustannusten perusteella. Oman IT-tiimin, laitteistojen sekä palveluiden pyörittäminen voi äkkiä näkyä sievoisena summana kuluerissä. Myös poikkeustapaukset sekä odottamattomat tilateet voivat lisätä myös odottamattomia kustannuksia. IT-palvelujen ostaminen taas on verrattain hyvinkin ennustettavaa, eikä yritys ole riippuvainen pelkästään yhden osaajan hartiavoimista.

Riskienhallinta eli Mitä jos -ajattelu

Jos shit happens, eli sitä itseään osuu tuulettimeen, tulee äkkiä ikävä äitiä tai IT-osaajaa.

Sen, joka on vastuussa IT:n toimivuudesta, on hyvä olla aina saatavilla. Riskienhallinta on vakaissa käsissä sellaisin toimijan kanssa, joka pitää huolen IT:n toimivuudesta sekä ajankohtaisista muutoksista. IT:tä ei voi tehdä vasurilla tai silloin, kun ehtii, jos jokin pitäisi olla jo tehtynä.

(Lisäpointti: kun asiat on tehty oikein ja ajallaan, on epätodennäköisempää, että shit happens.)

Osaamisen kehittäminen

Kehitys kehittyy ja teknologia kehittyy jatkuvalla syötöllä ja aallon harjalla pysyminen on täyttä työtä. Esim. IT-standardit, eli IT-vaatimukset (=alalla käytettyjä yhteisiä sääntöjä, ohjeita ja teknisiä määritelmiä), kehittyvät vauhdilla. Osa hyvää IT-palvelua on se, että kumppani pysyy kehityksen mukana ja antaa kehitysideoita koko asiakasyrityksen liiketoiminnan kehittämiseen IT:n näkökulmasta ja keskustelee ajankohtaisista aiheista, teknologioista ja uudistuksista alalla.

Ammattimaiset IT-palveluntarjoajat ovat usein varustautuneet hallitsemaan tietoturvariskejä, koska heillä on käytössään uusimmat teknologiat ja menetelmät tietoturvan varmistamiseksi.

Mikä vähentäisi paremmin tietomurtojen ja järjestelmähäiriöiden riskiä kuin IT-asioihin perehtynyt sertifioitu toimija?

Vapaus ja huolettomuus

Ulkoistettu IT antaa vapauden keskittyä oman liiketoiminnan kehittämiseen ilman huolia huolimattomasta tietoturvasta, elähtäneestä laitteistosta, päivittämättömistä lisensseistä tai ylipäätään toimimattomuudesta. Se on silloin palveluntarjoajan päänsärky. Ja tämän ”päänsäryn” palveluntarjoaja mielellään ottaa, kun on erikoistunut IT-ympäristöihin.

Muutamat asiat on vielä hyvä käydä läpi, kun sopivaa IT-kumppania miettii:

Riippuvuus palveluntarjoajasta

Ulkoistaminen voi johtaa suureen ja pitkäaikaiseen riippuvuuteen palveluntarjoajasta – melkein kuin olisi panttivankitilanne. Jos palveluntarjoajan palvelu heikkenee tai yhteistyö päättyy, yrityksen IT-toiminnot voivat kärsiä, ja uuden toimittajan löytäminen voi olla haastavaa, hidasta sekä lopulta myös kallista.

➡ Onhan IT-kumppanin palvelu tarpeeksi laadukasta?

➡ Onhan dokumentointi aina asiakkaan saatavilla?

Kontrollin menetys

Jos palveluntarjoajan toiminta ei vastaa yrityksen tarpeita tai odotuksia, yhteistyö voi tuoda haasteita. Kun IT-palvelut ulkoistetaan, yritys saattaa menettää osan kontrollistaan teknisiin ratkaisuihin ja niiden hallintaan.

➡ Onhan IT-palvelu fiksu asiakkaan ainutlaatuisiin tarpeisiin nähden?

Laadunvalvonta

Ulkoistettu palveluntarjoaja ei aina tunne yrityksen liiketoimintaa yhtä hyvin kuin sisäinen tiimi. Tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa palvelut eivät ole yhtä optimoituja tai räätälöityjä kuin sisäisesti hoidettuina.

➡ Onhan kumppanilla valmiudet tehdä IT-asiat asiakkaan liiketoiminnan kannalta järkevästi?

Too long, didn’t read

IT-ulkoistaminen on parhaillaan arjen huolien siirtämistä erikoistuneen ammattilaisen harteille: Sen jälkeen saa keskittyä olennaiseen ja jättää tekniset haasteet muiden ratkaistaviksi. Se voi tuoda kaivattua vapautta, mutta samalla on hyvä varmistaa, että yhteistyökumppani on oikea valinta juuri omiin tarpeisiin.

Kyse ei ole pelkästään IT-tuen ostamisesta, vaan pitkäaikaisen kumppanuuden rakentamisesta. Kun kumppani on oikeanlainen, IT ei ole enää ”pakollinen paha”, vaan mahdollistaja, joka tukee yrityksesi kasvua ja menestystä.